Senin, 28 September 2026 Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul menerima kunjungan kerja dari DPRD Kabupaten Trenggalek di Ruang Rapat Bidang Kearsipan. Kunjungan kerja dilaksanakan dalam rangka memperoleh informasi dan wawasan mengenai optimalisasi pengelolaan arsip serta tata kelola arsip inaktif.
Kunjungan kerja tersebut dihadiri oleh perwakilan DPRD Kabupaten Trenggalek. Sementara itu, Bidang Kearsipan Dispusip diwakili oleh Sekretaris Dinas, Zanita Sri Andanawati, Kepala Bidang Kearsipan, Sri Mulyanti serta Arsiparis.
Kegiatan ini diawali dengan sambutan dari Sekretaris Dinas Dispusip Kabupaten Bantul yang menyampaikan apresiasi atas kehadiran rombongan DPRD Kabupaten Trenggalek. Kunjungan kerja ini menjadi salah satu bentuk koordinasi dan studi referensi untuk meningkatkan pemahaman mengenai penyelenggaraan kearsipan yang efektif, efisien, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pengelolaan arsip yang baik dinilai memiliki peran penting dalam mendukung tertib administrasi serta penyediaan informasi yang akurat bagi pelaksanaan tugas pemerintahan.
DPRD Kabupaten Trenggalek mendapatkan pemaparan mengenai berbagai aspek pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Setiap tahapan pengelolaan arsip perlu dilaksanakan secara sistematis agar arsip dapat menjadi sumber informasi yang mudah ditemukan dan dimanfaatkan ketika dibutuhkan.
Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, tetapi masih memiliki nilai guna sehingga perlu dikelola dan disimpan sesuai dengan ketentuan retensi arsip. Penataan arsip inaktif secara tepat menjadi bagian penting dalam menjaga keamanan dan keberlanjutan informasi.
Pembahasan juga mencakup mekanisme pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Proses tersebut perlu didukung dengan prosedur yang jelas, kelengkapan daftar arsip, serta penataan yang sistematis sehingga keberadaan dan kondisi arsip dapat diketahui dengan baik.
Selain aspek teknis, kunjungan kerja juga membahas pentingnya ketersediaan sarana dan prasarana kearsipan. Ruang penyimpanan arsip inaktif harus memperhatikan aspek keamanan, kebersihan, kondisi lingkungan, serta perlindungan terhadap berbagai faktor yang dapat menyebabkan kerusakan arsip.
Pengelolaan arsip yang optimal akan mendukung terciptanya administrasi pemerintahan yang baik. Arsip tidak hanya dipandang sebagai dokumen yang harus disimpan, tetapi juga sebagai sumber informasi dan bukti pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang memiliki nilai guna bagi organisasi.
Diharapkan terjalin pemahaman yang semakin baik mengenai pentingnya optimalisasi pengelolaan arsip dan tata kelola arsip inaktif. Hasil diskusi dan pertukaran informasi dapat menjadi bahan pertimbangan dalam pengembangan kebijakan serta peningkatan penyelenggaraan kearsipan di masing-masing lingkungan kerja.
