Rabu, 28 Oktober 2026, Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul kembali melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Arsip Kalurahan Tahun 2026. Kegiatan ini diikuti oleh para pengelola kearsipan dari Kalurahan yang berada di wilayah Kapanewon Sedayu, Piyungan, Pleret, dan Pundong.
Kegiatan evaluasi dan monitoring ini menjadi salah satu langkah penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan kalurahan yang tertib, transparan, dan akuntabel. Arsip memiliki peran strategis sebagai sumber informasi, bukti pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan, serta dokumen penting yang harus dijaga keamanan dan keutuhannya
Dalam pelaksanaannya, kegiatan monitoring dilakukan untuk meninjau kondisi pengelolaan arsip di lingkungan kalurahan. Peninjauan meliputi proses penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, hingga penemuan kembali arsip yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan administrasi pemerintahan.
Evaluasi juga diarahkan pada kelengkapan dan keteraturan dokumen administrasi yang dikelola oleh masing-masing perangkat kalurahan. Dokumen yang diperiksa mencakup arsip surat-menyurat, dokumen perencanaan, laporan kegiatan, administrasi keuangan, administrasi pemerintahan, serta dokumen lain sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing bidang.
Selain memeriksa kelengkapan dokumen, kegiatan ini juga menilai kesesuaian sistem penyimpanan arsip yang diterapkan. Penataan arsip yang sistematis berdasarkan klasifikasi, jenis dokumen, tahun, dan unit kerja diharapkan dapat memudahkan proses pencarian serta mempercepat penyediaan informasi ketika diperlukan.
Aspek keamanan dan pemeliharaan arsip turut menjadi perhatian dalam kegiatan evaluasi. Arsip perlu disimpan di tempat yang aman, bersih, dan terlindung dari risiko kerusakan akibat kelembapan, debu, serangga, maupun faktor lain yang dapat mengurangi kualitas dan keutuhan dokumen.
Dalam kegiatan monitoring, penggunaan sarana dan prasarana kearsipan juga menjadi bagian yang dievaluasi. Ketersediaan lemari arsip, rak penyimpanan, map, boks arsip, serta perlengkapan pendukung lainnya sangat berpengaruh terhadap efektivitas pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan kalurahan.
Melalui kegiatan ini, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan kalurahan semakin tertib, aman, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan kearsipan. Evaluasi dan monitoring bukan sekadar kegiatan administratif, melainkan bagian dari upaya mewujudkan pemerintahan kalurahan yang profesional, akuntabel, dan berorientasi pada pelayanan publik. Dengan dukungan seluruh perangkat kalurahan, arsip dapat terjaga sebagai sumber informasi dan bukti pertanggungjawaban yang bernilai bagi penyelenggaraan pemerintahan saat ini maupun pada masa mendatang.
